Иван Скачков – мениджър Логистика, Видеолукс Холдинг (Технополис и Практикер), Венелин Николов – мениджър Електронна търговия и дигитална трансформация в Технополис и Практикер, и Красимир Димитров – управител на ИФД Инженеринг ООД и архитект на StoreIT WMS, разказват за специалното ни издание „Иноваторите в логистиката в България“ как поетапното внедряване и съвместната работа между бизнес и разработчици превръщат StoreIT в платформа, която управлява складовите операции, B2C доставките, електронната търговия и движението на стоки между хипермаркетите.

– Как започна проектът за внедряване на StoreIT във Видеолукс Холдинг?

Иван Скачков: В края на 2022 година търсехме решение за логистичния център, който обслужва общо 53-те хипермаркета на Технополис и Практикер. Предизвикателството не беше само мащабът, а разнообразието на стока и логистика: дребни, средни и големи  артикули, едра бяла и черна техника, доставки до крайните потребители, поръчки от уеб магазина и движение на стоки между обектите. Затова избрахме поетапното внедряване на системата. Така всяка следваща стъпка стъпваше върху вече работещ процес, а екипите можеха постепенно да усвояват промените.

Венелин Николов: От IT гледна точка беше важно системата да се интегрира дълбоко със SAP и да се превърне в надеждна оперативна среда, а не в изолиран софтуерен модул. Още в началото заложихме на ясна граница между ERP логиката и изпълнението на логистичните операции с проследим обмен на данни между двете системи.

Красимир Димитров: Нашият подход беше да не налагаме готов модел върху бизнеса. StoreIT има стабилно продуктово ядро, но проектът изискваше да надграждаме функционалността според реалните процеси на Видеолукс Холдинг. С времето решението надхвърли рамките на класическа WMS и започна да обхваща почти цялата вътрешноскладова и транспортна логистика на логистичния център и хипермаркетите.

– Кои бяха основните етапи на внедряването?

Красимир Димитров: Започнахме с интеграцията със SAP и базовите процеси за дребни и средноголеми артикули: управление на наличности и инвентаризация, приемане и насочване към места за съхранение, пикинг, попълване на пикинг зоните, вътрешноскладов транспорт и товарене. След това преминахме към склада за едра бяла техника, където габаритите и специализираната техника наложиха нови методи за пикинг и попълване, управление на курсовете, консолидация на стоки от няколко халета и разширена функционалност за товарене.

Иван Скачков: Точно тук се видя значението на детайлното познаване на операциите. При едрата техника не е достатъчно системата да каже какво трябва да се вземе. Тя трябва да съобрази откъде идва стоката, как се придвижва, къде се консолидира и в каква последователност се товари. Дигитализирането на тази координация създава общ ритъм между отделните зони и екипи.

– Как StoreIT подпомага B2C доставките и електронната търговия?

Иван Скачков: За доставките до крайните потребители въведохме електронен транспортен лист в хипермаркетите, автоматизирано генериране на курсове, сборен пикинг и транспорт до B2C зоната, разпределяне и товарене по курсове, както и пикинг и товарене от самите хипермаркети. Това свързва складовите операции с изпълнението на доставката и дава още по-добра проследимост на целия процес.

Красимир Димитров: За поръчките от уеб магазина разработихме двустепенен „сорт пикинг“. Първо системата създава консолидирано задание за група продажби и извежда общите количества към зоната за сортиране. След това всеки артикул се разпределя в кашона на конкретната поръчка. Интеграциите с куриерските системи автоматизират отпечатването на товарителници и експедиционни етикети. Така масовата обработка запазва връзката с всяка отделна клиентска поръчка.

Венелин Николов: Важно е информацията да преминава последователно през всички участващи системи. Когато продажбата, складовата задача, пакетът и куриерската пратка са свързани, процесът по обслужване на клиента е по-прозрачен и ефективен, а при необходимост проверките и разрешаването на възникнали казуси се извършват значително по-бързо.

– Каква роля имат хипермаркетите в общата логистична система?

Красимир Димитров: Интегрирахме и хипермаркетите, като добавихме процеси за разтоварване и проверка на получените стоки от централния склад, както и крос-докинг транспорт между обекти през централния склад. Това разширява единния модел отвъд стените на склада.

Иван Скачков: За оперативното управление е важно участниците да работят с една и съща информация. Когато хипермаркетът потвърди какво реално е получил, а движението между обектите е проследимо, планирането е по-надеждно и реакцията при отклонение е по-бърза и ефикасна.

– Как управлявате натоварването и надеждността при такъв мащаб?

Венелин Николов: Първоначалната оценка беше за до 100 потребители, а системата достигна над 500 потребители и повече от 50 автоматични процеса. Това наложи архитектурно развитие. Базата данни може да работи в клъстер, автоматичните процеси се разпределят динамично и се изпълняват паралелно върху няколко приложни сървъра, а потребителските заявки се балансират между тях.

Красимир Димитров: Резултатът е архитектура, насочена към висока устойчивост, хоризонтална скалируемост и инсталиране на нови версии без прекъсване на работата. Това е особено важно за логистична среда, в която системата е пряко свързана с ежедневното изпълнение и престоят има незабавен оперативен ефект.

– Как осигурявате контрол и проследимост?

Красимир Димитров: StoreIT поддържа журнали за движенията и дейностите, а в рамките на проекта внедрихме цялостна одитна следа (audit trail) за действията на потребителите и автоматичните процеси. Тя позволява да се установи какво е променено, кога и от кого или от кой процес. Това ускорява анализа на потребителски и програмни грешки и подпомага контрола.

– Как използвате данните за управление, а не само за отчетност?

Иван Скачков: Специализираният статистически модул визуализира оперативни показатели и различни разрези на процесите. Това помага да се откриват навреме забавяния и тесни места и да се насочват ресурсите там, където са необходими. Агрегираните данни подпомагат и средносрочното, и дългосрочното планиране на складови структури, асортимент и капацитет.

Красимир Димитров: Стойността не е просто в красивото табло. Необходима е правилна подготовка и агрегация на данните, така че показателите да отразяват реалния процес и да водят до управленско действие.

– Как организирахте съвместната работа между Видеолукс и ИФД Инженеринг?

Иван Скачков: Успешната реализация на подобен проект се основава на последователната работа на общ екип с ясно разпределени роли и отговорности. Ние дефинираме изискванията, определихме нашите приоритети и сроковете за изпълнение и участваме активно в тестването на разработените решения. Този подход позволи всяка функционалност да се проверява в реална оперативна среда и отговаря на действителните бизнес процеси.

Венелин Николов: Техническите концепции и задания се валидират съвместно. Така бизнес изискването се превежда в архитектура и интеграция, без да се губи първоначалната цел. Важно е и двете страни да мислят няколко стъпки напред, защото всяка нова функция влияе върху данни, инфраструктура, сигурност и поддръжка.

Красимир Димитров: За нас това партньорство е една от най-важните предпоставки за развитието на StoreIT. Екипът на Видеолукс Холдинг познава отлично процесите и бъдещите планове, а нашата задача е да предложим устойчиво техническо решение и да го изгладим заедно с реалните потребители.

– Какви са следващите стъпки?

Иван Скачков: Следващият етап е насочен към разширяване на автоматизацията и интеграцията на ключови логистични процеси. Целта е постепенното въвеждане на нови функционалности, които да повишат степента на автоматизация, точността на операциите и проследимостта на движението на стоките, като същевременно повишат ефективността на цялостния логистичен процес.

Красимир Димитров: Паралелно с това работим върху внедряването на интелигентни инструменти за подпомагане на планирането и вземането на решения. Вярваме, че най-голямата стойност на изкуствения интелект е в способността му да анализира сложни зависимости и да подпомага хората при управлението на динамични процеси, като по този начин повишава ефективността на цялата организация.

Венелин Николов: Всички тези следващи стъпки стъпват върху вече изградена и стабилна технологична основа. Благодарение на нея можем да развиваме системата последователно, да внедряваме нови възможности поетапно и да надграждаме процесите, без да нарушаваме непрекъсваемостта на ежедневната работа.