Настоящата ситуация силно ускори темповете, с които предприятията се модернизират и променят. Дигитализацията на всички процеси и въвеждането на иновативен и мощен WMS (Warehouse Management System) е ключова и вече не е химера от бъдещето, а необходимост, която води до конкурентоспособност. Много преди имплементацията, компанията трябва да се подготви за избора, да разбере кои са важните за нея характеристики на WMS софтуера, да подбере най-правилният подизпълнител и да състави ясен план за внедряване.

В помощ на фирмите, които искат да внедрят WMS, Радослав Минчев, управител на STAXELOT определя 4 важни стъпки. Вижте какви са те!

Съвет 1: Направете вътрешна подготовка за избор

Една от най-важните първоначални стъпки е сформирането на проектен екип. За подбора на правилното WMS решение, е необходимо да съставите т.нар. Cross Functional Team. В него трябва да се включат професионалисти с дигитално мислене от отделите по финанси, продажби, производство, IT и разбира се – склада.

Често срещана грешка е, да се пристъпва към автоматизиране чрез WMS на процеси, които са лошо организирани. Затова, една от задачите на проектният екип е да направи анализ на процесите във склада, въз основа на който може да се оптимизира работата на екипите в него. На базата на този анализ се приоритизират и ключовите функции на софтуера.

Важна задача на този екип е и изготвянето на технико-икономическа обосновка. Ако тя е непълноценна, убеждаването на ръководството да даде зелена светлина на проекта може да се превърне в провал.

Съвет 2: Изберете важните за вашия бизнес характеристики на WMS софтуера

След като ръководството даде зелена светлина за проекта, екипът трябва да определи какви трябва да бъдат основните характеристики на търсения WMS. На първо място, е необходимо той да бъде достъпен. Експортирането на данни в него трябва да бъде лесно и удобно. Препоръчително е интерфейсът да бъде удобен за работа в реално време.

В зависимост от дейността на дадената фирма, се прибавят и различни специфични функционалности на софтуера, свързани с изискванията към определени вид стоки – например функционалности, свързани с работата с акцизни стоки, опасни товари, серийни номера и т.н.

Голям плюс е системата сама да дава предложения за пренареждане на склада с цел оптимизация на пространството и да избира различни модели за пикиране, според състава на поръчката. Други добри практики, които може да поддържа системата са планиране и контрол на човешкия ресурс и складовата техника, прилагане на система за мотивация на персонала, а в 3PL складовете – разпределение на стойност на услуга по клиенти и др.

Почти задължително е софтуерът да може да се интегрира с други системи – ERP, CRM, TMS, BI и др. Не трябва да се пропуска и възможността за интеграция със системи за автоматизация и роботизация, технологии за пикинг (гласови системи, RFID, pick to light, put to light и т.н.). Те са нужни при преминаване от процеси в склада, предимно зависещи от човешкия фактор, към управление чрез хардуерни и софтуерни решения.

Съвет 3: Не подценявайте важни аспекти при избор на изпълнител

На първо място, търсената фирма интегратор, трябва да притежава значителен професионален опит. Наличието на опитни професионалисти в изграждането и управлението на складови процеси е сериозно предимство. Преди да се настрои един WMS трябва да има отговор на въпроси в посока „как трябва да бъде“, а не „как е в момента“.

Обвързването с определена фирма и софтуерния продукт, който тя внедрява трае дълго и си има определена цена. Интеграторът не е просто търговец, а ваш партньор. Доверието между партньори е фактор, който е актуален във всеки сегмент на бизнеса. Затова „при първоначалните разговори, се опитайте да надникнете отвъд презентациите и демонстрациите“ – съветва Радослав Минчев от STAXELOT. Имате ли усещането, че получавате отношение като към партньор, а не просто като добра цифра в годишния резултат?

Съвет 4: Изградете детайлен план за внедряване

Първата стъпка при изработване на план за внедряване е да се избере подходящо време. Желателно е това да е период от годината, през който бизнесът на дадената фирма е със слаба активност. След това трябва да се очертаят реалистични срокове и да се поставят ясни задачи.

Включете във внедряването проактивни хора с дигитално мислене, които ще са на постоянно разположение на интеграторите и ще им помагат.

Хубаво е още в началото да се разработи програма за обучение на служителите и тя да започне навреме.