Казусът

Флотът от камиони на Дискордиа е значителен – почти 800 камиона. Организацията на превозите е такава, че всички камиони, които минават през България и пътуват от Европа за Турция и Гърция и обратно, винаги спират на паркинга на Дискордиа, където се сменят шофьорите. Това се прави с цел да се намали престоят на камионите. И при всяко предаване винаги се проверяват около 100 елемента и параметри на камиона, т.е. прави се една пълна инвентаризация, с оглед гарантирането на изправността и състоянието на техниката.

Досега тази инвентаризация е правена на хартия, като е попълван чек лист. Проверяват се изключително много данни – като оборудване на камиона – например ADR оборудване, ниво на резервоари, километри, състояние на накладки и т.н. От една страна, често при толкова много параметри е възможно да се допускат грешки, а от друга страна цялата тази процедура е отнемала много време – час, час и десет минути в зависимост от това какъв е камионът и закъде пътува. А както всеки превозвач знае, когато камионът не се движи, на практика се губят пари. А и след това данните от тези проверки се въвеждат ръчно в ERP системата на Дискордиа, което също отнема време и изисква допълнителен персонал.

Ето защо логично се стига до идеята целият този процес да се дигитализира с цел ефективност – пестене на време, труд и средства.

За да си създадете по-точна представа, ето малко цифри – 70-80 камиона всекидневно на паркинга на Дискордиа изискват 70-90 часа за инвентаризация. Още тук ще кажа, че с новата система проверката става най-много за 10-15 минути и това спестява поне 50-60 човеко/часа дневно. А има и много други ползи…

Идеята

Конкретната идея идва от Велин Велев, който от една година е технически директор в Дискордиа. В миналото той е натрупал опит с инвентаризации с баркодове. Бил е 8 години управител на Скуба България, където грешките при предаване и приемане на стока благодарение на направената автоматизация са били сведени почти до нула. „Когато дойдох в Дискордиа, основната ми идея беше да дигитализирам целия този процес на инвентаризация, обяснява Велин, тъй като при този брой камиони и многото ангажиран персонал, трябва да има инструмент, който да канализира работата. И това може да стане само чрез дигитализация.“ Разбира се, Велин не е сам в това начинание, с него са Димитър Тодоров, IT мениджър в Дискордиа, както и Паско Братанов, технически сътрудник в отдел Техническо обезпечение и контрол.

Първоначалната идея е била за чекиране с баркодове, но това просто е щяло само да намали грешките, а избраното решение с RFID етикети разширява възможностите на системата и позволява и сериозно съкращаване на времето. А с внедряването на тази нова система времето се намалява драстично – например 64 елемента от проверяваните се тестват със системата с RFID за 42 секунди.

Решението

Решението е следното – следените параметри и елементи на камиона се маркират с RFID тагове, които се сканират със специални устройства. Софтуерна система управлява и автоматизира целия процес.

Софтуерното решение, което IFD Engineering внедрява в Дискордиа, е на базата на продукта им StoreIT. По принцип това е система за управление на складове, която може да контролира всички процеси в тях. Как от една система за управление на склад се стига до система за инвентаризация на камионите и тяхното оборудване с RFID тагове, ни обясни Красимир Димитров, изпълнителен директор на IFD Engineering. „Ние като разбрахме заданието, помислихме и решихме, че то до голяма степен може да бъде удовлетворено от нашия продукт. Е, с малко повече фантазия, разбира се… StoreIT е система за управление на складови стопанства, тя може да управлява складови зони, складови места, управлява товароносители – палети и други, в които има определена стока. Така ние изобразихме камионите като складови места, RFID таговете ги изобразихме като товароносители – всеки с уникалния си номер и асоциирахме тези тагове със складовото място, което е камионът. Дотук ползвахме стандартната архитектура и структура на системата. Освен това тя има функция за инвентаризация, която обработва всички тагове, налични на дадено складово място и които трябва да се проверят, т.е StoreIT има богата стандартна функционалност, на която успяхме да стъпим.

Оттук нататък обаче започнахме да градим специалната функционалност за Дискордиа, която не беше малко. Благодарение на факта, че архитектурата на нашата система позволява върху стандарта много лесно да се надграждат модулно функционалности, специфични за всеки конкретен проект, ние успяхме доста бързо и на сравнително разумна цена да свършим работата.“

Ползите

Ползите от внедряването на новата система са многобройни. Освен, че тя намалява сериозно времето за операциите на паркинга и редуцира грешките, тя е много ценна и за финановия отдел на Дискордиа. Защото сега данните от инвентаризацията автоматично се „наливат“ в ERP системата на Дискордиа в момента, в който RFID устойството влезе в обхват на wifi мрежата на фирмата. Например, вписаните параметри като ниво на резервоарите, които са важни за дадения курс като разходни норми, директно отиват на нужното място в ERP системата. „Така и самите процеси и хората, свързани с тях, стават много по-ефективни, а ние в Дискордиа винаги се стремим към ефективност, за нас тя е в основата на бизнес модела ни и сме новатори във всяко едно отношение. Така че, според мен, това наистина е една голяма оптимизация, която ще ни даде възможност да вдигнем много броя на камионите, с които оперираме, като същевременно ще оптимизираме и натоварването на хората“, разяснява Велин Велев.

Наличието на устройствата и на софтуера дава възможност да се намали и движението на хората по паркинга – т.нар.“ефект на спагетите“, тъй като в едно устройство може да бъдат заредени данни на повече от един камион, т.е. служителят с едно излизане на паркинга може да направи няколко замервания, като те автоматично попадат в ERP системата – по сделка, по камион, по шофьор и т.н.

Не е за пренебрегване и фактът, че така се улеснява и работата на водачите, като им позволява да се концентрират в основната си присъща дейност и да не се грижат за странични неща.

„Това е едно решение, което ни дава възможност в бъдеще да правим и други допълнителни настройки към нашите процеси, т.е сега ние можем да видим кога е стартирало дадено приемо-предаване, кой го е направил, можем да видим колко време е престоял камиона на паркинга, докато започне инвентаризацията и така да имаме една много по-детайлна справка за престоя и да го оптимизираме, защото знаете, в момента, в който не се въртят гумите на камиона, това е загуба, подчертава Велев.

Следователно внедряването на тази система ще има последстия за оптимизация и на други процеси, а не само на този, за който конкретно е предназначена.

Специалистите от Дискордиа са много доволни от сътрудничеството и работата си с IFD Engineering, защото хората от IFD са изпълнили всички техни желания, включително и промени, направени в последния момент. Например възможността за проверката и удостоверяването на щети по камиона. Когато се установи, че има щета, RFID устройството включва камера, прави снимки на щетите и ги качва в папка, свързана с регистрационния номер на камиона и по този начин освен инвентаризацията, се регистрират и щетие по камионите. Според Велин Велев малко са фирмите като IFD Engineering, които реагират по този начин и се фокусират така върху исканията на клиента.

Предизвикателствата по пътя

Разбира се, внедряването не е минало без предизвикателства, но екипът на IFD Engineering заедно със специалистите от Дискордиа са успели да ги решат бързо и елегантно.

Едно предизвикателство например се оказва голямата площ на паркинга и факта, че той не е покрит изцяло с wifi мрежа. А по принцип сканиращите устройства и приложението работят винаги онлайн, защото в „нормалните“ сладове стандартно има пълно wifi покритие. Покриването на целия паркинг с wifi мрежа е скъпо начинание, което не си струва, затова от IFD измислят начин данните в мобилното устройство да се зареждат в локална база данни, да се обработват офлайн, което е много сигурно, и след това вече, когато устройството разпознае само, че е влязло в обхвата на мрежата, то автоматично си изпраща данните без участието на оператор.

Хубавото на системата е, че IT специалистите от Дискордиа след обучение от IFD могат сами да настройват абсолютно всичко в системата, т.е. да я управляват изцяло.

Представяте ли си каква работа е да се налепят по 100 различни етикета на точно определени места на над 800 камиона? Огромна. Ето защо в процеса на внедряването е създадена стандартизация на начина на реда, по който принтерите отпечатват етикетите, така че да има определена последователност на залепването. Това освен че спестява време при лепенето, позволява и по-бързото им проследяване.

Инвестицията

Инвестицията не е малка, като по-скъпата част от проекта е в хардуера – устройствата, с които се прави сканирането и принтерите, които програмират и принтират RFID етикетите. „Но важното е, че това дава една безпогрешна система, с която можеш да си направиш инвентаризация на камиона, като рискът за грешки е намален до минимум и според мен инвестицията ще се възвърне в рамките на една година,“ казва Велин Велев..

Бъдещо развитие

Системата предлага и доста възможности за бъдещо разширение и развитие. Както сподели Красимир Димитров: „Има още функции в системата StoreIT, които дори не сме представяли на Дискордиа. Разполагаме например със стандартен модул за дефиниране и регистриране на key performance индикатори, които се отчитат примерно на всеки час или какъвто й се заложи интервал. Тези индикатори са показател за това как протичат процесите – например колко е средната продължителност на една инвентаризация, каква е производителността на хората на паркинга и много други. И след това динамично могат да се изграждат т.нар. dashboards – различни за различни роли в системата и това позволява на мениджмънта да проследява процесите в един стегнат статистически вид. Има още много възможности, които са заложени и които са в стандарта на продукта и които в момента Дискордиа не използва.“

С две изречения

Внедрената система е уникална и с това Дискордиа още веднъж доказва, че винаги е новатор и се развива по нестандартен начин. Новата система пести много време, оптимизира процесите, минимизира грешките и създава възможности за анализ и проверка, като така прави компанията още по-ефективна.